Kdo je online

Momentálně je online 0 uživatelé a 52 hosté.

Spisový řád

Druhý sbor Českobratrské církve evangelické v Praze 3 - Žižkově, Čajkovského 10, Praha 3   IČO: 45701903

Spisový řád

Směrnice k zajištění řádného zpracování, evidence, úschovy a skartace přijatých, odesílaných i vnitřních písemností, zpráv a sdělení týkajících se Druhého sboru Českobratrské církve evangelické v Praze 3 - Žižkově (dále sbor), respektive jeho složek a orgánů.

 

 

Platnost směrnice:

Tato směrnice platí od jejího schválení sborovým shromážděním dne:

 

 

 

Obsah:

 

  • I. Obecná ustanovení
  • II. Došlá pošta
  • III. Kniha došlé pošty
  • IV. Odeslaná pošta
  • V. Kniha odeslané pošty
  • VI. Vnitřní písemnosti
  • VII. Ukládání a archivace

 

 

I. Obecná ustanovení

Tento spisový řád upravuje zpracování, evidenci, úschovu a skartaci přijatých, odesílaných i vnitřních písemností, zpráv a sdělení týkajících se sboru, respektive jeho složek a orgánů.

Smyslem spisového řádu je zajistit správnost a věrohodnost zpráv a sdělení, průkaznost písemností, jejich řádné vyřízení a uložení, a usnadnit jejich vyhledávání a kontrolu. Povinnosti uložené zde sborové sestře vykonává podle potřeby pověřený zástupce nebo farář.

Za dodržování spisového řádu i jeho částí odpovídá jakožto přednosta kanceláře farář.

 

 

II. Došlá pošta

 

Došlou poštou se rozumí jakékoliv písemnosti včetně uzavřených balíčků a balíků kýmkoliv doručené do sborové kanceláře, vhozené do poštovní schránky nebo převzaté do sborové kanceláře, vhozené do poštovní schránky nebo převzaté pro sbor kterýmkoliv funkcionářem sboru, včetně „lístků přání a stížností" vhozených do krabičky k tomu určené. Došlou poštou se rozumí i e-mailové zprávy, a konečně i telefonická a ústní sdělení, pokud jimi vznikají dlouhodobější nebo termínované úkoly a práva. Došlou poštou se míní i uzavřené(=zabalené) dodávky materiálu nebo zařízení pokud byly doručeny poštou, ne však dodávky materiálu nebo zařízení doručené jinak. Došlou poštou je v takovém případě dodávkový, průvodní nebo předací list.

 

Došlá pošta se člení, zapisuje do Knihy pošty (KP) a dále zpracovává takto:

  • a) Braková pošta - obecně neužitečné letáky, nabídky, reklamy a oznámení: běžně se likviduje, bez evidence vKP.
  • b) Obecná, krátkodobě zajímavá oznámení, nabídky a programy: výběrově se mohou krátkodobě uchovávat a pak běžně likvidovat. Bez evidence vKP.
  • c) Sboru jednotlivě zasílané časopisy a brožurky, objednané i neobjednané, placené i neplacené. Podle zájmu a použitelnosti se běžně ukládají nebo likvidují. Bez evidence vKP.
  • d) Účetní písemnosti (faktury, vyúčtování, dobropisy, vrubopisy, bankovní výpisy a bankovní potvrzení, pokladní bloky a stvrzenky), došlé peněžní poukázky, dobírkové lístky, reklamace, stížnosti, urgence, nabídky a instrukce týkající se hospodářských otázek, výzvy nadřízených orgánů, stejně jako i žádosti, stížnosti a reklamace nájemníků však všechny do běžné sborové pošty patří a evidují se vKP.
  • e) Pošta převzatá zlaskavosti pro jinou osobu je výhradně na odpovědnost osoby, která poštu převzala. Bez evidence vKP
  • f) Řádná sborová pošta adresovaná na farní úřad, na staršovstvo nebo sbor, ale pouze krátkodobého významu, bez právní důležitosti a nevyžadující odpověď-například pozdravy zdovolené, obecné pozvánky na sborový koncert atp. Používá se a ukládá výběrově a informativně. Bez evidence vKP.
  • g) Hlavní pošta adresovaná sboru, farnímu úřadu nebo staršovstvu, která má právní význam, anebo vyžaduje rozhodnutí a opatření, anebo vyžaduje odpověď (i třebas jen zpouhé slušnosti), anebo je dlouhodoběji historicky významná nebo zajímavá. Eviduje se vKP, vyřizuje a uspořádaně ukládá.
  • h) U nepoštovních dodávek, materiálu a zařízení, včetně časopisů a knih pro knihovnu nebo na kolportáž, zapisuje se do KP průvodka nebo dodávkový list.

 

Zpracování došlé pošty

  • a) Došlou poštu přebírá, třídí, otevírá a dále zpracovává sborová sestra.
  • b) Písemnosti zapisované do KP sborová sestra označí datem skutečného příchodu a pořadovým číslem podle KP a zapíše je do KP. Obsahuje-li jedna zásilka více podnětů, zapíše pod samostatným číslem každý znich.
  • c) Došlou poštu přebíranou náhradně do KP nezapisuje, leda by šlo o poštu zvláštní (doporučenou, do vlastních rukou, na dobírku, ceninu, obsílku...). I vtom případě si dá převzetí vKP potvrdit.
  • d) Došlou poštu předloží sborová sestra faráři na vědomí.
  • e) Sborová sestra na vyřizování dohlíží, urguje je a postup zaznamenává do KP.
  • f) Písemnost je vyřízena, když je po řádném zpracování, vyřízení a zodpovězení založena.
  • g) Až do svého vyřízení jsou písemnosti vedeny ve složkách nevyřízené pošty
  • h) Na každém řádném zasedání staršovstva předkládá sborová sestra přehled nevyřízené došlé pošty.
  • i) Případná opravná rozhodnutí staršovstva o vyřízení pošty musí být uváděna vzápise zjednání staršovstva anebo na originále písemnosti.

 

 

III. Kniha došlé pošty

 

V KP se uvádí:

  • a. pořadové číslo spisu /před jednotlivé roky od 0001 do 9999/
  • b. došlo - datum převzetí od doručitele, ne datum vystavení, ne datum zápisu do KP
  • c. druh zásilky /doporučená, spěšná, na dobírku, na jméno, e-mail, sdělení, telefon, poukázka,....
  • d. odesílatel /zpravidla stačí jméno nebo název instituce, pokud lze plnou adresu dohledat/,
  • e. heslovitě pojednávaná věc
  • f. kdy, komu přiděleno kvyřízení, případně jak

 

 

IV. Odeslaná pošta

Odeslanou poštou se rozumí veškeré písemnosti, zásilky a sdělení, jejíž odesílatelem je farní úřad, farář, kurátor, staršovstvo nebo sbor. Patří sem dopisy, balíčky, telegramy, e-mailové zprávy i záznamové lístky o závažných telefonních nebo ústních sděleních.

 

Odesílaná pošta se člení do těchto kategorií:

 

  • g. „Malá pošta", kterou nikomu nevznikají práva ani povinnosti a která není odpovědí na poštu obdrženou; jde např. o gratulace, pozdravné dopisy a individuální bezprostřední informace. Ktéto poště není nutno vyhotovovat a ukládat kopie; nezapisuje se do KP. Evidenční záznamy lze provádět vpříslušných databázích.
  • h. Pastorační pošta faráře a citlivá pošta křesťanské služby: předává se sborové sestře kodeslání zpravidla vuzavřené obálce, uvnitř spředem vyžádaným číslem KP. Složka kopií KS je součástí sborového archívu, složka kopií pastorační korespondence součástí sborového archívu není a běžné kontrole a revizi nepodléhá. Odeslání se uvádí vKP.
  • i. Hromadné dopisy a sdělení, jakož i oficiální oznámení a sdělení uveřejněná vObčasníku nebo předávaná oficiálně členům bohoslužebného nebo sborového shromáždění: ukládá se kopie a seznam, případně odvolávka na seznam: provádí se záznam vKP.
  • j. „Velká pošta": individuální dopisy, zásilky a sdělení, jimiž se reaguje na položky zapsané vKP, dále veškeré písemnosti, zásilky a sdělení jimiž vznikají sboru práva nebo povinnosti, dále veškeré písemnosti, zásilky a sdělení, jimiž sbor plní své stanovené povinnosti vůči státním, místním nebo církevním orgánům, jakož i jakékoliv písemnosti, zásilky a sdělení zasílaná takovým orgánům. Kopie těchto písemností, zásilek a sdělení se uchovávají, odeslání se eviduje vKP. Vždy musí být vKP uvedeny písemnosti, zásilky a sdělení, které se expedují jako doporučené, do vlastních rukou, spěšné, jako cenná psaní, na doručenku nebo na dobírku.
  • k. Do „velké pošty" patří i korespondence „referentská", kterou se sděluje, případně potvrzuje platnost nějakého předchozího usnesení (například účetní sděluje na vývěsce vdomě, že staršovstvo svým usnesením přesunulo dobu placení činže na jiný den).
  • l. Písemnosti smluvní povahy (například nájemní smlouvy), kdy sboru zůstává podepsaná stejnopis, se do KP nezapisují.

 

Forma odesílaných písemností

„Velká pošta se píše na papíry s hlavičkou sboru. V přípise nutno uvést jednací číslo „čj" (=číslo KP) a datum vyhotovení. To se nemá příliš lišit od data skutečného data odeslání uvedeného v KP. Referentské značky se na sborových dopisech neuvádějí.

K písemnostem zapisovaným do KP se pořizují písemné kopie. Kopie musí být výrazně označeny jako kopie a parafovány tím, kdo podepsal originál.

 

Podepisování

  • m. „Malou poštu" může podepisovat individuálně kterýkoliv dožádaný člen sboru.
  • n. Pastorační dopisy podepisuje farář, který může přizvat dalšího presbytera.
  • o. Dopisy KS podepisuje předseda KS spoznámkou „za KS" nebo „z pověření".
  • p. Oficiální zprávy a sdělení pro sborové shromáždění podepisují statutární zástupci.
  • q. Hromadné dopisy a oficiální sdělení vObčasníku podepisují statutární osoby-zpravidla statutární zástupci.
  • r. „Velkou poštu" podepisují statutární zástupci sboru podle platných předpisů.y
  • s. Referentskou poštu podepisují zpravidla pověření funkcionáři sboru, spoznámkou „z pověření" a suvedením funkce.
  • t. Podpisy se uvádějí ve stereotypní podobě nad vytištěným jménem.
  • u. Podpisy na úředních a oficiálních sděleních se uvádějí zpravidla spříslušným akademickými a vědeckými tituly. Na dopisech vcizím jazyce může být uveden i překladatel.

 

 

V. Kniha odeslané pošty

 

Kniha odeslané pošty se vede v písemné podobě v jedné knize s poštou došlou a obsahuje tyto položky:

  • a) jednací číslo
  • b) podnět
  • c) adresát
  • d) věc
  • e) odesláno dne (datum skutečného odeslání-důležité zhlediska právního)
  • f) vyřízeno kdy a jak

 

Knihu odeslané pošty vede, obhospodařuje a doplňuje sborová sestra.

 

 

VI. Vnitřní písemnosti

 

Jde o záznamy a sdělení probíhající v rámci staršovstva a sborové kanceláře, sloužící správě a řízení sboru a výkonu jednotlivých s tím spojených agend. Písemnosti došlé, vnitřní a odesílané je nutno důsledně rozlišovat. (Například zpráva revizorů hospodaření je z platného pohledu staršovstva a sborové kanceláře poštou došlou. Zpráva o hospodaření sboru předložená staršovstvem sborovému shromáždění je poštou odesílanou, kterou podepisují statutární zástupci, nikoliv hospodářka.

            Významné agendy (účtování, rozpočtování, revize hospodaření, správa a pronájem domů, správa ubytovny, personalistika, daně, jednání staršovstva, příprava řídících sborových shromáždění, křesťanská služba a sociální práce, jakož i veškerá duchovenská a pastorační agenda) řídí se přitom samostatnými, případně obecnými ustanoveními anebo zvyklostmi.

 

Většina vnitřního sdělování probíhá ústně. Nezbytné písemné instrukce, informace a pracovní materiály předávají se bez protokolu, v případě potřeby proti potvrzení na kopii. Pokud kterýkoliv člen staršovstva nebo kanceláře podává přípis protokolárně, pokládá se takový přípis za „došlou poštu". Oficiální odpověď pokládá se za „poštu odeslanou".

Veškeré vnitřní písemnosti, které mají povahu dokumentu, musí být řádně nadepsány, adresovány, datovány a podepsány odpovědným referentem, případně statutárním orgánem. Kopie musí být viditelně označeny jako kopie.

Podstatnou většinu vnitřních písemností však tvoří adresáře, záznamy(zápisy), seznamy(evidence), datové tabulky a přehledy, které vyplývají z jednotlivých agend.

Soubory písemností, které tvoří určitou agendu, spravuje pověřený referent. Soubory musí být uspořádány v nadepsaných složkách, pořadačích. Písemnosti mohou být uloženy pod samostatným uzavřením ve sborové kanceláři, musí však být přístupné statutárním zástupcům. Přechodné vedení písemností mimo sborovou kancelář může v omezeném rozsahu povolit staršovstvo.

 

 

VII. Ukládání a archivace

 

  • a) Písemnosti týkající se pastorační péče ukládá farář pod uzavřením. Tyto písemnosti se nepokládají za součást sborového archívu
  • b) Důvěrné písemnosti týkající se křesťanské služby ukládá předseda KS pod uzavřením. Tyto písemnosti jsou však součástí sborového archívu.
  • c) Poštu týkající se hospodaření a účtování jakož i správy domů ukládá hospodářka. Tato pošta je součástí sborového archívu.
  • d) Ostatní (vlastní) sborovou poštu po plném vyřízení ukládá sborová sestra do pořadačů podle praktických potřeb,-pokud možno podle druhů a vrámci druhů podle čísel KP. Poštu týkající se osob (zaměstnanci, nájemníci) může ukládat podle jména, případné „kauzy" týkající se bytů, sporů, atp. mohou se ukládat podle případů.
  • e) Písemnosti musí být uloženy uspořádaně a bezpečně.
  • f) Archivace
  • se řídí Archivním řádem
  • na došlou poštu pastoračního charakteru, která se předává faráři, se archivační předpisy nevztahují. Farář zde postupuje podle vlastního zodpovědného zvážení.
  • pro sborový archív je vhodné uchovávat i takové došlé písemnosti, které se sice nezapisují do KP, které však mohou být zajímavé i cenné zhlediska dějinného a společenského.
  • písemnosti pastoračního charakteru a důvěrné písemnosti KS je nutno chránit před neoprávněnými pohledy a zásahy
  • skartaci písemností je nutno provádět tak, aby byly písemnosti obecně uchráněny před nežádoucí zvědavostí.

 

 

 

 

 

PřílohaVelikost
Spisovy_rad.doc68 KB